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略论律师事务所档案管理与质量控制

略论律师事务所档案管理与质量控制

  • 分类:专业文章
  • 作者:周冉冉
  • 来源:
  • 发布时间:2010-07-01 21:47
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【概要描述】

略论律师事务所档案管理与质量控制

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摘要:律师事务所的业务档案管理工作是律师事务所管理工作中的重要内容。在律师业务迅速发展的今天,加强律师事务所的档案管理,提高对业务档案管理工作重要性、严肃性、必要性的认识,对于规范律师事务所的发展,降低律师执业风险,完善律师工作考核制度具有重要意义.笔者结合本人从事档案管理工作的实践就如何加强及规范律师事务所的业务档案管理工作做简要分析。
关键词:律师业务档案管理 质量控制 风险防范
 
律师业务档案是律师依照法律程序进行活动的真实记录,它记载了律师工作的全过程,是检验律师办案质量、考核律师业务能力和水平的真实凭据,反映律师维护国家法律正确实施,维护委托人合法权益的情况,体现律师的基本职能和社会作用。[①]律师事务所业务档案记录了律师事业发展、建设、变化的全过程,是律师事务所强化风险防范的重要方法,是一个律师事务所的历史,是了解律师事业的历史、发展、探索律师事业发展规律的重要依据。为此司法部、国家档案局曾下发了司律通字(1991)153号印发关于《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的通知,并对律师业务档案立卷归档办法、律师业务档案管理办法、律师业务档案保管期限、律师业务档案卷宗封面格式等内容作了详细规定。
一、律师事务所业务档案管理工作的重要性
传统意义上,业务档案是律师事务所业务工作的记录,是律师事务所的宝贵财富,为律师进行业务研讨、办理相关案件提供详细而直观的材料;是实习律师、律师助理学习办理案件、将理论知识转化为实际操作的第一手教材,是律师办理类似案件的参考材料,更是本所律师办案质量的体现。所以对作为律师事务所日常行政工作中的重要组成部分,在事务所飞速发展、律师规模不断扩大、业务量剧增的情况下,提高对律师业务档案管理的重要性、必要性的认识是律师事务所良性发展的一个基础。
在法律服务行业竞争日益激烈的今天,法律服务市场的竞争,从根本上讲是服务质量和风险管理的竞争。因此,正确认识、判断、把握律师事务所的执业风险,加强对风险的控制、防范及服务的质量管理,以期提高律师事务所的抗风险能力,健全质量控制机制。[②]
1、完善的档案管理是律师事务所质量控制体系的重要内容。
律所的质量控制是指律师事务所在执业过程中,为达到和保证办案质量,使用技术控制措施、管理措施的活动。案件办理完结后所形成的案卷的质量是律师办案质量的最直接的体现。严格按照《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的要求考核律师的业务案卷材料,同时建立先分管合伙人审查案卷内容后归档的制度,可以有效的督促律师依法收案、办案,提高律师的办案质量。
2、严格、规范的案卷质量考核可以有效地降低律师事务所的执业风险。
 律师提供法律服务必须以律师事务所的名义,我国法律禁止律师以个人名义执业。因此,律师的执业行为很大程度上就是等同于律所的执业行为。律所对律师的执业行为缺乏有效的管理与监督,律师在执业过程中出现失误,律师在个人执业生涯中的非正常性的人员流动,也会导致律所执业风险的发生。[③]律师事务所的业务档案从申请案号、正式收案、收费凭证、委托代理合同、授权委托书、以及办理案件过程中所形成的所有法律文书以及案件办理结束后的委托人对案件质量的评议内容均进行整理归档,从而规范律师办案的每一步,降低因律师法律素养、执业素质差异引发的律师事务所的执业风险,避免律师违法违规操作,做好律师工作内容的保留,为及时做好律师工作交接提供基础,避免因律师流动造成的案件办理质量的降低而带来的律所执业风险。
二、律师事务所业务档案管理的现状。
我国司法部在上个世纪九十年代初制定了《律师业务档案管理办法》和《律师业务档案立卷归档办法》,对律师业务档案的规范管理提出了要求和具体的管理方式。但在实践中,很多律师事务所的管理都不尽如人意。究其原因,大体有以下几个方面:
外部因素:
现在的律师事务所以合伙制为主,档案管理工作的优劣绝大部分取决于事务所的管理者对档案工作的重视程度,而缺乏一个统一的、硬性的标准衡量。现行的山东省档案管理考核办法仅要求全省各级各类国家档案馆、各级机关、团体、国有及国有控股企业,事业单位,中央驻鲁单位每年均应参加档案管理考核。没有将律师事务所的档案工作纳入强制性考核范围。
内部因素:
(1)、合伙人只抓业务,忽视档案工作。
(2)、事务所规模较小、人员较少,没有配备专职或兼职的档案管理员和专门的档案室,硬件设施难以满足档案规范化管理的需要。
(3)、律师看重经济利益,档案意识薄弱。在办理案件的过程中对于应当归档的案件材料没有进行搜集整理导致最后无卷可归。
(4)档案管理人员更换频繁,工作交接不细导致律师事务所的档案管理连贯性较差。
三、如何强化律师事务所业务档案的管理。
鉴于加强律师事务所业务档案管理的重要性和必要性,针对律师事务所档案管理的现状,笔者认为强化律师事务所业务档案管理应从如下几个方面入手:
1、对案件指派单、收费凭证、委托代理合同、授权委托书、风险告知书、评议卡等重要法律文本形成统一格式并设为归档必备内容。规范这些法律文书,对于考核律师的办案质量,降低律师事务所的执业风险具有重要意义。
2、明确责任、明确分工,将档案管理工作的发展纳入事务所发展的大的规划当中。
档案工作列入事务所发展规划和年度计划,有明确的领导分管档案工作并列入分管领导岗位责任制。档案工作是一个长期的、琐碎的工作。在以业务为主导的律师事务所里没有明确的分管责任人、没有明确的发展目标与奖惩标准很难将这一工作长期的坚持下去。
3、建立归档案卷分管合伙人预审制度和案卷质量定期考核制度。
在案件办理结束后,由承办律师所在部门分管合伙人对案件办理质量和案卷整理质量进行审核,重点审查收费凭证、律师书写的法律文书和委托人对律师办案质量的评价。通过分管合伙人预审可以有效地督促律师依法办案,降低律师事务所的执业风险。
针对案卷的保管和利用情况,律所可建立案卷质量定期考核制度,如按季度抽检、年度统检,成立专门的案卷质量检查小组。根据检查结果改进档案保管;根据利用现状,制定相应的档案利用制度,提高律所的档案利用效率。
4、强化档案意识,定期开展档案知识培训。
律师的工作内容、工作性质决定了在律师的办案过程中每一步骤应形成的材料如不及时收集,之后难以补齐。所以强化律师事务所的业务档案管理首先要强化办案律师的档案意识,做到严格按照办案步骤形成相应的案卷材料。
定期开展档案知识培训。这里的培训不单单指档案管理人员的培训,更应强调的是对办案律师、实习律师和助理的培训。他们作为案件的直接参与者,他们的档案知识的水平直接决定了案件结束后所整理案卷的质量。
5、使用适合律所规模和管理方式的管理系软件系统,严格控制从申请立案到结案归档的整个流程,将档案管理工作贯穿始终。
当律师事务所发展到一定规模,制作或引进一套适合律所发展的管理软件就成了必须解决的问题。对于使用的管理软件,档案管理这一块是必须具备必须健全的,从律师接收案件申报立案、利益冲突审查开始就进入档案管理的流程,根据立案时间推算案件的办理进度,由档案管理员及时与办案律师沟通,了解案件进度,保证案件在办结后一定时间内及时归档,保证结案归档率,减少已结案件案卷丢失情况,也可以保证当事人在查找材料时的及时、迅速。
6、建立专门的档案室、购置档案设施设备,配备专职档案管理人员,并制定档案管理人员考核制度。
现在的律师的业务档案仍以纸质材料居多,这就要求律师事务所需要建立专门的、与其事务所规模相当的档案室来存放。根据现行的律师业务档案管理办法,长期保存的业务案卷保存期限为15年,部分刑事类案卷的保存期限更长。这就要求档案室需要达到“防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染”等九防标准,律师事务所需要购置数量充裕且质量好的档案橱具,温湿度测试仪、灭火器、空调机、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器等设备,以保证业务档案的保存质量。
档案管理人员的素质直接关系到档案管理工作的质量。所以应该建立一套健全的档案管理员招聘、培训的考核制度。
(1)、律师事务所的档案管理员最好具有一定的法律知识,以保证在严格遵守律师事务所业务档案管理办法的前提下,灵活的对各种案件所需材料或所应有的材料有所把握。
(2)、档案工作是一个“背后的”的、长期而琐碎的工作,在短时间内难以看到工作的成果。所以如何调动档案管理人员的工作积极性,考核档案管理人员的工作,降低离职率是律师事务所工作岗位职责设置的一项重要内容。对于这个问题,在《山东省档案管理考核书》中有这么一项要求可以借鉴“建立了档案人员岗位责任制,档案人员与专业技术人员享受同等待遇”,明确责任,也明确待遇。
7、定期统计、定期考核,避免形成长期遗留问题难以解决。
 对于律师事务所的收结案及已结案件的归档情况应及时统计核对,建立各办案律师的个人收结案情况表。律师的主要精力还是放在开拓案源,办理案件上,这就要求律师事务所的档案管理员把工作做细做精,熟悉每位律师的收结案情况,并根据收案日期及时与律师沟通案件的办理情况,提示律师及时归档,并将每年度的收结案情况予以统计,做出每年的归档情况分析表。
8、完善已有案卷的借阅查找制度,重视现有档案材料的开发利用。
业务档案可以用来总结、分析律师办案的经验,为律师业务研讨提供成功案例材料;可以成为实习律师、律师助理熟悉律师办案风格、办案方法的首选资料。现在大部分的律师事务所的业务档案材料很多情况下只是在律师办理与之相关的案件时才被调出来使用,没有充分发挥案卷的价值。加强律所的业务档案管理的其中一项重要工作就是使已有的档案材料活起来充分使用,使其发挥其应有的价值。
9、努力使档案管理数字化,提高利用效率。
现有的纸质材料决定了其利用效率较低,现代技术的发展使档案材料数字化成为可能。随着信息社会的来临,律师事务所应建立电子档案系统,开发专业软件,对于立卷、归档、编目、查询、借阅等工作进行专业化,网络化管理,这也是新时代下档案管理发展的趋势所在。
在建设法治社会的大环境下,律师的规模不断扩大,律师事务所数量日益增多。如何将律师事务所做大做强成为律师事务所管理者的永恒话题,而规范化管理是做大做强的基础。作为律师管理中重要组成部分,律师业务档案管理以其重要性和必要性也引起了管理者的重视。在规范的基础上提高,在完整的基础上寻求多种方式的保存,在现有的基础上发展数字化、网络化,是律师事务所档案管理的发展方向。
 
 
[①]司律通字(1991)153号印发关于《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的通知
 
[②]叶连友:《试论律师事务所风险防范与质量控制》
[③]郭秀英:《提高认知 加强律师业务档案管理》,http://blog.hr.com.cn
 
(本文荣获2010年度济南市优秀律师论文三等奖)

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